مايكروسوفت ليستس: أداة تنظيم فعالة

مايكروسوفت ليستس: أداة تنظيم فعالة في عالم التقنية

تعتبر Microsoft Lists جزءاً لا يتجزأ من نظام مايكروسوفت البيئي، حيث تعمل على مساعدتك في إكمال ومشاركة وتتبع المهام بسهولة ويسر. يمكنك الوصول إلى هذه الأداة من تطبيق الهاتف المحمول أو أي متصفح ويب، مما يجعل استخدامها ممكناً على أي جهاز تفضله، بما في ذلك الأجهزة المحمولة مثل Chromebook. تتميز هذه الأداة بخصائص مشابهة لمنافسيها، مثل وظائف التعاون، ولكن ما يميزها هو توفر قوالب فريدة تساعدها على التميز. يمكنك استخدام هذا التطبيق لتنظيم كل شيء من المشاريع العملية إلى الفعاليات الشخصية. هنا سأشارك معك بعض الحيل التي أستخدمها للاستفادة القصوى من Lists.
أنا أم 2 الحلقة 186

تخصيص التنبيهات واستخدام القواعد

الأداة المثالية للبقاء على اطلاع دائم

تسمى مايكروسوفت التنبيهات في Lists بـ "التنبيهات". عند تفعيل هذه الخاصية، ستتلقى إشعارات عندما يقوم شخص ما بإجراء معين تم تحديده، مما يتيح لك البقاء على اطلاع على التغييرات التي تحدث. يمكنك تحديد ما هو هذا الإجراء والغرض من القائمة. يمكنك إعداد تنبيه لإجراء معين، مثل تلقي إشعار عند تعديل شخص ما قائمة (الوثيقة ككل) أو عنصر (أحد القيم الموجودة في تلك القائمة).

على سبيل المثال، إذا كنت تتتبع مشروعاً في العمل مع عمود مخصص لزملائك لتحديد الجزء الذي أنجزوه من المشروع كـ "منجز"، ستتلقى إشعاراً عندما يقوموا بإجراء ذلك التعديل. يمكنك إنشاء تنبيهات تحت ظروف معينة تتوافق مع قائمتك. يمكنك اختيار تلقي هذه الإشعارات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.

تسمح لك Lists أيضاً بالتحكم في مقدار الوصول الذي يمتلكه الآخرون على هذه القائمة. في المثال السابق، يمكنك تقييد الوصول حتى يتمكن زملاؤك من وضع علامة على مشاريعهم كمنجزة فقط. يمكنك أيضاً منحهم المزيد من الوصول، مثل القدرة على تقديم ملاحظات حول أعمالهم. لبدء هذه العملية، افتح القائمة التي ترغب في الحصول على التنبيه منها، اضغط على النقاط الثلاث، واختر أعلمني. اتبع التعليمات لإكمال العملية.

يمكنك أيضاً إرسال التنبيهات من خلال إنشاء القواعد. تتيح لك هذه الميزة أتمتة المهام عن طريق إعداد شروط تؤدي إلى إجراءات محددة من خلال اختيار الشروط إذا-ثم. على سبيل المثال، يمكنك تحديد شرط لإشعار زملائك عندما يتجاوزون مواعيد تسليم المهام الخاصة بهم.

إنشاء قائمة من جدول بيانات

تحويل مستندات إكسل إلى قوائم تفصيلية

أحب استخدام جداول البيانات. إنها واحدة من أفضل الطرق لتنظيم كميات كبيرة من البيانات بشكل يسهل فهمه. ومع ذلك، في بعض الأحيان لا تكون جداول البيانات كافية عندما يكون لدي الكثير من البيانات. يصبح من الصعب معالجتها. لحل هذه المشكلة، أقوم بتحويل جداول البيانات إلى قوائم.

يجب عليك استخدام إكسل كتطبيق جدول بيانات لإجراء التحويل. يجب أيضاً التأكد من أن البيانات في جدول البيانات الخاص بك موجودة في جدول. تقوم هذه العملية بتحويل العناوين من جدول البيانات إلى أعمدة. تظهر البيانات المتبقية كعناصر قائمة. أجد أن هذه النصيحة مفيدة جداً عندما أكون في موقف صعب ولا أرغب في إنشاء قائمة جديدة بالبيانات التي وضعتها في مكان آخر.

لإكمال هذه المهمة، اختر مشغل التطبيقات > القوائم > قوائم جديدة > اختيار من إكسل. ثم، قم بتحميل ملفك. قبل إنشاء القائمة، يمكنك تخصيصها عن طريق اختيار لون ورمز.

استخدام نفس التنسيق لقائمة أخرى

لا حاجة لإضاعة الوقت في تكرار شيء مثالي

إذا كنت تحب تنسيق قائمة لديك، يمكنك إنشاء قائمة جديدة بنفس الهيكل. يسمح لك ذلك بتكرار العرض، والتنسيق، والأعمدة لمجموعة جديدة من المعلومات. عملية النسخ ستزيل المحتوى من القائمة الأصلية.

للقيام بذلك على تطبيق Lists، اختر قائمة جديدة > من قائمة موجودة. ثم، اختر الموقع الذي تريد نسخ القائمة منه، أنشئ اسماً جديداً للوثيقة الجديدة، واختر إنشاء. يمكنك أيضاً القيام بذلك على سطح المكتب.

إجراء تغييرات عبر إجراءات جماعية

حيلتي المفضلة لتوفير الوقت

إحدى الميزات التي أحبها في Lists هي القدرة على تحديث خلايا متعددة في وقت واحد. للقيام بذلك، يجب عليك التحرير في وضع الشبكة. انقر على علامة التبويب الصغيرة في أعلى الشاشة تحت نفس الاسم. بعد تفعيل ذلك، انقر نقراً مزدوجاً على خلية لإجراء تغيير. لتغيير أكثر من خلية في وقت واحد، اختر خلية واسحبها نحو خلايا أخرى. عندما يتم تمييزها، يمكنك تغيير المحتويات في وقت واحد.

استخدام النماذج لجمع البيانات

تسهيل جمع البيانات بشكل آلي

تتيح لك هذه الميزة الجديدة، التي قدمتها مايكروسوفت في مارس 2024، جمع المعلومات من المستلمين التي تظهر تلقائياً كعناصر في قائمتك. يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة في عدة مواقف، مثل جمع الآراء حول حدث ما أو تتبع مشكلات العملاء.

عند إنشاء النموذج الخاص بك، يمكنك الاختيار من بين مجموعة من أنظمة الألوان وتعديله حسب رغبتك. للبدء، اضغط على رمز النماذج الموجود في شريط الأوامر. يمكنك مشاركة النموذج مع الآخرين عبر رابط واختيار متى يتم قطع الردود.

استخدام عرض التقويم لرؤية كل شيء دفعة واحدة

المخططات الأسبوعية لا تحتوي أبداً على معلومات كافية

يمتلك الجميع طريقة مفضلة لعرض المهام. أُفضل أن تكون المهام مرتبة في تقويم، مما يتيح لي تصور كل ما يجب علي القيام به خلال الشهر. هذه ليست وضعية عرض افتراضية في Lists. يجب عليك إنشاؤها.

للبدء، اختر إضافة عرض في شريط الأوامر. أدخل اسماً مخصصاً لهذا العرض واختر تقويماً تحت خيار العرض. ثم، اختر التواريخ التي تريد رؤيتها على التقويم وقم بتخصيص أسماء التسميات. عند اختيار يوم معين لحدث، تظهر تفاصيل الحدث في لوحة على الجانب الأيمن من الشاشة.

اختيار خيار يناسب احتياجاتك

تُبرز هذه الجولة مجموعة من الميزات التي تقدمها Microsoft Lists. بينما تُعتبر أداتي المفضلة في التنظيم، هناك خيارات أخرى قد تختلف بناءً على طريقة رؤيتك للتنظيم. إذا كان ذلك يُترجم إلى إنتاجية بالنسبة لك، فإن هذه القائمة من أفضل تطبيقات الإنتاجية هي مصدر مفيد آخر.