أسرار استخدام Microsoft Loop لزيادة الإنتاجية

على الرغم من أن Microsoft Loop بدأت كنسخة من Notion، إلا أنها تلقت تحديثات متكررة لتبرز في سوق مزدحم بالأدوات المماثلة. لقد جربت هذه الأداة وخرجت بانطباع إيجابي للغاية. لقد غيرت طريقة عملي، وأنا مندهش باستمرار من إمكانيات Loop في تعزيز الإنتاجية. في هذه المقالة، سأشارك معكم أبرز الحيل التي أستخدمها يوميًا في Microsoft Loop والتي ساعدتني في رفع مستوى إنتاجيتي.

من تنظيم الاجتماعات إلى إدارة المشاريع، هذه النصائح ليست مجرد خطوات سطحية. سأقوم بشرح استراتيجيات عملية ستحول سير عملك وتساعدك على إنجاز المزيد في وقت أقل.

الوصول إلى Microsoft Loop

هناك الكثير من الارتباك حول كيفية الوصول إلى Microsoft Loop. التطبيق التعاوني الجديد متاح لجميع حاملي حسابات Microsoft. إنه تطبيق ويب ويمكن الوصول إليه على أنظمة Windows وMac وLinux وChromebooks.

10 استخدام مساحات عمل مختلفة لمهام محددة

هذه هي الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها قبل استخدام Microsoft Loop لأغراض شخصية أو عملية. من الضروري الحفاظ على تنظيم البيانات الخاصة بك ومنع overload المعلومات. لدي مساحة عمل شخصية ومساحات عمل لمشاريع مختلفة وعملاء مختلفين.

عندما تكون قاعدة بيانات مشروعي جاهزة مع صفحات محددة، أدعو أعضاء الفريق والعملاء والزملاء للتعاون. استخدام مساحة عمل واحدة للمعلومات الشخصية والعملية قد يجعلها مزدحمة وصعبة الإدارة.

لإنشاء مساحة عمل، انقر على الرمز + في الزاوية العلوية اليسرى، ثم قم بتعيين رمز تعبيري، وامنحها عنوانًا، واختر غلافًا للبدء.

9 استكشاف مجموعة القوالب المتزايدة

كانت مجموعة القوالب ضعيفة عندما أعلنت Microsoft عن Loop. ومع ذلك، قامت الشركة بعمل جيد في إضافة قوالب جديدة. بدلاً من إنشاء صفحة جديدة من الصفر، أستعرض مكتبة القوالب.

سواء كنت ترغب في إنشاء ملخص مشروع، تخطيط المشاريع، كتابة ملاحظات الاجتماعات، إنشاء متتبع القضايا، أو تطوير خطة تسويقية، هناك قالب مناسب للبدء. هذا يوفر الوقت والجهد في تصميم صفحة من الصفر. لحفظ صفحة كقالب، انقر على قائمة الخيارات (النقاط الثلاث) بجانب الصفحة واختر حفظ الصفحة كقالب.

8 إنشاء صفحة رئيسية للفريق في Loop

هل تتعاون كثيرًا مع أعضاء الفريق في Loop؟ أوصي بإنشاء صفحة رئيسية لتسهيل التواصل. تعمل كحلقة وصل مركزية، مما يسهل على الجميع الوصول إلى المعلومات المهمة.
الأمل لا يمكن تقييده مدبلج الحلقة 45

بدلاً من البحث في رسائل البريد الإلكتروني أو محركات الأقراص المشتركة، يمكن للجميع العثور على التفاصيل الأساسية حول العملاء، المشاريع، الشؤون المالية، المبادرات التسويقية، وأكثر من ذلك في مكان واحد. يمكنك مشاركة رؤية الفريق، الأعضاء الحاليين، مواد الانضمام، وقنوات التواصل. يمكنك أيضًا نشر إعلانات مهمة في الأعلى.

7 مراجعة الملخصات في Loop

تساعد الملخصات في ضمان توافق الجميع وتقليل سوء الفهم. توفر مكانًا مركزيًا للإشارة إلى التغييرات والتفاصيل الأخرى التي قمت بتعديلها على الصفحة. حاول أن يكون الملخص مختصرًا ومباشرًا وتجنب التفاصيل غير الضرورية أو الشروحات الطويلة. انقر على قائمة الخيارات في الزاوية العلوية اليمنى، واختر ملخص، ثم أدخل تعليقًا.

6 استخدام علامة الأفكار لتدوين الأفكار السريعة

تعد علامة الأفكار في Loop مفيدة لالتقاط الأفكار العابرة والملاحظات السريعة. عندما أعمل على مشروع وتتبادر إلى ذهني فكرة جديدة، أدوّنها في علامة الأفكار. لا يهم مدى خشونة الفكرة أو عدم اكتمالها. تعتبر علامة الأفكار المكان المثالي لالتقاطها قبل أن تضيع.

غالبًا ما أستخدم النقاط أو العبارات القصيرة لالتقاط جوهر الفكرة. لاحقًا، أعود إلى هذه الملاحظات وأطورها أكثر. على سبيل المثال، إذا صادفت مقالًا أو مصدرًا مفيدًا عبر الإنترنت، ألصق الرابط في علامة الأفكار مع ملاحظة موجزة حول سبب أهميته.

5 إدراج لوحات كانبان لإدارة المشاريع

لدى Microsoft تطبيق Planners لإدارة المشاريع، لكنه محدود لحسابات Microsoft 365 العمل. مع Loop، يمكنك إدراج كتلة مشروع وإنشاء لوحة مثالية بسرعة. إنها قابلة للتخصيص بالكامل. يمكنك تعديل الأعمدة، المهام، الخصائص، وأكثر من ذلك.

فيما يتعلق بالحقول، يمكنك إضافة تاريخ، مرحلة، قائمة تحقق، ملاحظات، رقم، وشخص. إنها جزء حيوي من سير عملي حيث أستخدمها لإدارة المشاريع الصغيرة. حالياً، أخطط لرحلة مشي تمتد لعدة أيام. سيكون هذا فوضى عارمة من القوائم بدون لوحة كانبان.

أضفت أعمدة مطلوب، قيد التنفيذ، ومكتمل ثم أضفت المهام ذات الصلة مثل دراسة مسارات المشي، شراء معدات المشي، تخطيط الوجبات، والتحقق من توقعات الطقس، وغيرها. أضفت تواريخ استحقاق لها وأضفت قوائم تحقق. أتحرك بالبطاقات حسب تقدم المشروع.

4 استخدام مخططات ميرميد

تعتبر مخططات ميرميد أداة موثوقة عندما أحتاج إلى توضيح أفكاري أو شرح شيء لفريقي. من الصعب شرح الهياكل النظامية والجداول الزمنية للمشاريع بالكلمات. تتيح لي مخططات ميرميد تحويل هذه المفاهيم المعقدة إلى تمثيلات واضحة. استخدمت مؤخرًا مخطط ميرميد لرسم خطوات عملية إنشاء المحتوى لدينا. لاستخدام هذا التركيب النصي وإنشاء المخططات الانسيابية ومخططات التسلسل، اكتب /mermaid.

3 إنشاء قواعد في قواعد بيانات Loop

تلعب القواعد دورًا حيويًا في أتمتة سير عملي. وضعت قاعدة حيث يقوم Loop بإخطارني عندما ينتقل شخص ما ببطاقة مهمة من قيد التنفيذ إلى مكتمل. في قاعدة أخرى، قمت بإعداد أتمتة حيث ترسل مساحة العمل تنبيهًا للمحرر عندما تتجاوز المهمة تاريخ الاستحقاق. لتعيين شرط، اختر قائمة الخيارات في أعلى لوحة كانبان واختر قاعدة. لا تزال في وضع المعاينة، ولا أستطيع الانتظار لرؤية كيف ستحسن Microsoft ذلك.

2 استكشاف تطبيقات Microsoft Loop للهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية

يمتلك Loop تطبيقات أصلية على iOS وAndroid. قم بإعدادها على جهازك الأساسي لإجراء تعديلات صغيرة أثناء التنقل. ليست مثالية لتصميم صفحة من الصفر، لكن لا شيء يتفوق على راحة وتجربة تطبيق الويب. تعد تطبيقات الويب جيدة بما يكفي للوصول إلى بيانات مساحة العمل الحيوية عندما تكون بعيدًا عن مكتبك.

1 نسخ ومشاركة الكتل كمكونات Loop

هنا تتألق Microsoft Loop. يمكنك نسخ كتلة أو صفحة كمكون Loop ومشاركتها عبر تطبيقات Microsoft الأخرى مثل Outlook وTeams وOneNote وغيرها. عندما يقوم شخص ما بتغيير مكون Loop، ينعكس ذلك على جميع المكونات المشتركة.

لإنشاء مكون، انقر على قائمة النقاط الست بجانب كتلة واختر إنشاء مكون Loop. عندما يصبح مكونك جاهزًا، شاركه مع الآخرين على المنصات المدعومة ونسق التغييرات. على سبيل المثال، أستخدم Loop لإنشاء متتبع تصويت حول مواضيع معينة، ثم أحوله إلى مكون وأشاركه في قناة Teams. أتابع ردودهم من مساحات العمل الخاصة بي في Loop.

تعزيز سير العمل الخاص بك

لا يتطلب تحقيق أقصى استفادة من حساب Microsoft Loop عبقرية. ماذا تنتظر؟ اتبع هذه الحيل وأحدث فرقًا في طريقة عملك وتعاونك. بينما أنت هنا، استمتع بالتجربة مع ميزات Loop لاكتشاف ثروة من الإمكانيات. Microsoft Loop ليست الأداة الوحيدة التي أستخدمها بانتظام. إليك أفضل تطبيقات Android التي تعزز إنتاجيتي.