أفضل إعدادات جوجل شيتس لتحسين الإنتاجية

إذا كنت مألوفًا مع خدمات جوجل المكتبية، فقد تكون على علم بأن جوجل تقدم تطبيقات على الإنترنت تساعد في تعزيز إنتاجية المستخدمين. من بين هذه التطبيقات هو جوجل شيتس، وهو تطبيق جداول بيانات مجاني يمكن الوصول إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل كروم بوك أو الهواتف المحمولة.

يمتلك جوجل شيتس مجموعة من الإعدادات المفيدة التي يمكن تعديلها، مثل إعدادات المنطقة، وإعدادات الوظائف، والفلاتر. سواء كنت مستخدمًا جديدًا أو محترفًا، ستحتاج إلى فهم جيد لهذه الإعدادات، لذا قمنا بتجميع أهمها التي يجب عليك تغييرها على الفور.

8. اجعل جدول بياناتك متاحًا في وضع عدم الاتصال

استمر في العمل أثناء انقطاع الإنترنت

أحد أول الإعدادات التي يجب عليك تغييرها هو جعل جوجل شيتس متاحًا في وضع عدم الاتصال. يساعدك هذا في تجنب الضغط الناتج عن الحاجة إلى الاتصال بشبكة أثناء عملك على جدول بيانات. الملاحظة الوحيدة هي أنك يجب أن تقوم بإعداد هذا الخيار للعمل في وضع عدم الاتصال أثناء كونك متصلًا. لتحقيق ذلك، اتبع الخطوات التالية:

• افتح جوجل شيتس.
• انتقل إلى ملف.
• انقر على اجعل متاحًا في وضع عدم الاتصال.
• اختر تفعيل.

تجنب هذا الإعداد إذا كنت تشارك الكمبيوتر أو الجهاز الخاص بك. تفعيل وضع عدم الاتصال يعني أن الآخرين يمكنهم الوصول إليه بسهولة ما لم يكن حسابك محميًا بكلمة مرور. يمكنك التراجع عن هذا الإجراء من خلال الانتقال إلى ملف > إزالة الوصول في وضع عدم الاتصال.

يمكنك أيضًا تفعيل استخدام وضع عدم الاتصال عبر التطبيق المحمول من خلال فتح تطبيق جوجل شيتس، واختيار رمز النقاط الثلاث، ثم النقر لتفعيل متاح في وضع عدم الاتصال.

7. إعداد حماية البيانات

قم بذلك قبل مشاركة بياناتك

البيانات حساسة، ولكن يمكن أن تحدث أخطاء. إذا كنت قد منحت الجميع حرية تعديل الجدول، قد ترغب في حماية البيانات في الخلايا قبل إرسالها. للقيام بذلك، انتقل إلى بيانات > حماية الأوراق والنطاقات. يتيح لك ذلك اختيار من يمكنه تعديل هذا النطاق أو عرض تحذير عند تعديل هذا النطاق. هذا مفيد إذا كانت فريقك كبيرًا بشكل ملحوظ وتأمل في تجنب أي تغييرات غير مقصودة.

علاوة على ذلك، إذا كنت لا تزال قلقًا بشأن إرسال النسخة الرئيسية، يمكنك إرسال نسخة أو استخدام ملحق مثل Autocrat لدمج جدول بياناتك في مستندات أو PDF.

6. تغيير منطقتك الزمنية وزمنك

حدد تفضيلاتك لموقعك وزمنك

تغيير منطقتك الزمنية وزمنك هو أكثر من مجرد تفضيل شخصي، حيث قد يصبح رؤية الطوابع الزمنية في مناطق زمنية مختلفة محيرًا. يمكنك تغيير الإعدادات لتحديد موقعك وزمنك. للقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:

• افتح جوجل شيتس.
• انقر على ملف.
• اختر الإعدادات.
• قم بتغيير المنطقة الزمنية والطوابع الزمنية في القوائم المنسدلة المعنية.
• انقر على حفظ الإعدادات.

5. إضافة اختصار إلى جوجل درايف

احتفظ بمستنداتك في مكان واحد

قد يكون جزء من المشروع يعتمد بشكل كبير على البيانات، ولكن زملائك قد يحتاجون إلى سياق للتعاون بشكل مناسب، مثل كيفية قياس البيانات والسياق والمتغيرات المسجلة التي قد تم استبعادها. عرض الصورة الكبيرة في جوجل شيتس يكون صعبًا دون إرسال عدة ملفات مع جدول بياناتك.

يمكنك تجميع كل شيء من خلال حفظ كل شيء في مجلد جوجل درايف، إلى جانب جميع البيانات، بحيث إذا احتاج الآخرون إلى عمل نسخ، يمكنهم أيضًا استخدام نفس مجلد جوجل درايف. يحتوي جوجل شيتس على طريقة سهلة لإضافة اختصار. إليك كيفية القيام بذلك:

• افتح جوجل شيتس.
• انقر على ملف.
• اختر إضافة اختصار إلى درايف.
• اختر مسار موقع في درايف الخاص بك أو أنشئ مجلدًا جديدًا.
• انقر على إضافة.

يمكنك أيضًا نقل هذا إلى دليل آخر من خلال النقر على رمز النقل (يبدو مثل مجلد صغير مع سهم يشير إلى اليمين) بجوار رمز السحابة في الأعلى.

4. تخصيص إعدادات الإشعارات الخاصة بك

استقبل تنبيهات عند حدوث تغييرات

إعداد آخر نوصي بتغييره هو إعداد الإشعارات لنفسك حتى تبقى على اطلاع عندما يقوم الآخرون بإجراء تغييرات. يمكنك تخصيص الإعدادات لمعرفة متى يتم إجراء تغييرات. يمكنك حتى تعيينه لاستقبال الإشعارات عند إرسال المستخدم نموذج، وعدد المرات التي ترغب في رؤية هذه الإشعارات.

يجب أن تغير هذا بناءً على ما إذا كنت تريد رؤية المزيد أو أقل من الإشعارات اعتمادًا على المشروع. لتخصيص إعدادات إشعارات جوجل شيتس، اتبع الخطوات التالية:
الطائر الرفراف الحلقة 96

• افتح جوجل شيتس.
• انقر على أدوات.
• انقر على إعدادات الإشعارات > تعديل الإشعارات.
• اختر تم إجراء أي تغييرات أو قام مستخدم بإرسال نموذج.
• اختر البريد الإلكتروني - ملخص يومي أو البريد الإلكتروني - في الحال. خيار الملخص اليومي يرسل ملخصًا بالتغييرات إلى بريدك الإلكتروني مرة واحدة في اليوم.
• انقر على حفظ.

يمكنك تعيين أكثر من قاعدة إشعار واحدة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تنبيهات عند إرسال المستخدمين للنماذج وإجراء تغييرات، يمكنك إعداد قاعدة ثانية تحتوي على الخيار الآخر. إذا كنت بحاجة إلى إيقاف تشغيل هذه التنبيهات، يمكنك زيارة إعدادات الإشعارات مرة أخرى، والنقر على حذف على قاعدة الإشعار، واختيار موافق.

3. إضافة جداول مسبقة البناء إلى جدول بياناتك

تجنب البدء من الصفر إلا إذا كان ذلك ضروريًا

يمتلك جوجل شيتس أيضًا قوالب يمكنك إدراجها قبل إنشاء قوالبك الخاصة. تحتوي هذه الجداول على هياكل محددة مسبقًا تغطي حالات الاستخدام الشائعة. تصبح هذه الخيار مفيدًا عندما يكون لديك مجموعة بيانات جديدة ولكن لا تعرف كيفية هيكلتها؛ يمكنك العمل مع جدول مسبق البناء وإجراء التعديلات اللازمة. لإدراج جدول مسبق البناء، اتبع الخطوات التالية:

• افتح جوجل شيتس.
• انقر على إدراج.
• اختر الجداول.
• اختر جدولًا من قائمة المعاينة، وانقر على إدراج.

يمكنك أيضًا إدراج جدول باستخدام الرمز @ داخل خلية وتحديد الجداول تحتها.

2. تطبيق الفلاتر لتحسين العرض

اجعل جدول بياناتك يبدو أقل ازدحامًا

عند إنشاء جدول بيانات رئيسي، يبدأ المستند بأكمله في الظهور بشكل مزدحم. هنا تأتي الفلاتر لتكون مفيدة. يمكنك استخدام الفلاتر لعرض صفوف وأعمدة محددة. يمكنك حفظ هذه الفلاتر باستخدام وظيفة إنشاء عرض فلتر جديد. إليك كيفية القيام بذلك:

• افتح جوجل شيتس.
• انقر على رمز الفلتر أو انتقل إلى بيانات > إنشاء عرض فلتر.
• اختر القيم التي تريد تضمينها؛ يمكنك أيضًا تحديد النطاق.

يدعم التطبيق المحمول أيضًا إنشاء فلاتر جديدة. للبدء، انقر على العمود/الصف الذي تريد تطبيق الفلتر عليه، ثم انتقل إلى رمز النقاط الثلاث واختر إنشاء فلتر.

1. إزالة المسافات البيضاء في جوجل شيتس

نظف جدول بياناتك بنقرة واحدة فقط

يمكن أن تضيف المسافات البيضاء حجمًا زائدًا إلى جدول بياناتك، مما يجعل الجدول غير مريح للنظر. يمكن أن يحدث هذا أحيانًا إذا قمت باستيراد بياناتك من مصدر آخر. لحسن الحظ، يمكنك تنظيف جدول بياناتك بسرعة كبيرة دون الكثير من الجهد. إليك ما يجب عليك القيام به:

• افتح جوجل شيتس.
• انقر على بيانات > تنظيف البيانات.
• اختر قص المسافات البيضاء.

المسافة غير القابلة للكسر، مثل &nbsp، لن يتم قصها.

تابع زميلك الذكي

بعيدًا عن جوجل جمني، لا يزال هناك المزيد مما تخطط له جوجل من أجل دمج الذكاء الاصطناعي مع تطبيقات Workspace الحالية لدينا. خلال مؤتمر جوجل I/O 2024، تحدثت جوجل عن تطبيق زميل افتراضي لحسابات Workspace. الاسم الرسمي هو زميل الذكاء الاصطناعي، والذي أوضحته جوجل كوسيلة لمراقبة وتتبع المشاريع بينما يساعد في التحليل، والتسهيل، والتنظيم. قد يغير هذا من سير عملك الحالي عندما يتم إصداره، لذا تابع متى أو إذا كانت جوجل تخطط لجلبه.