تحكم في بريدك الإلكتروني باستخدام قواعد جيميل
كان صندوق الوارد في جيميل خاصتي في يوم من الأيام عبارة عن خليط فوضوي من رسائل التسويق التي لا تنتهي، وإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي، والفواتير، والإيصالات، وبعض الرسائل المهمة. كانت هذه الفوضى مرهقة وتستغرق الكثير من الوقت وتؤثر على إنتاجيتي. لكن ذلك تغير تمامًا عندما اكتشفت سحر قواعد جيميل. هذه القواعد تساعدني في فرز وتصفية وتنظيم صندوق الوارد الخاص بي على كل من الكمبيوتر المكتبي وهاتفي الذكي.
من إعادة توجيه بيانات البنك إلى المحاسب الخاص بي بشكل تلقائي إلى تصنيف إيصالات أمازون لتسهيل تتبع النفقات، إليك أفضل القواعد والفلاتر التي غيرت إعدادات جيميل الخاصة بي.
قواعد جيميل: شرح
قبل أن أشارككم قواعد جيميل المخصصة لي، دعوني أقدم لكم نظرة سريعة. القواعد هي فلاتر قوية تعمل تلقائيًا على فرز وتنظيم وإدارة رسائل البريد الوارد بناءً على معايير محددة. تخيلها كأنها مساعد شخصي لصندوق الوارد الخاص بك، تعمل في الخلفية للحفاظ على رسائلك مرتبة وفعالة.
يمكنك تعيين تسميات، أرشفة، حذف، إعادة توجيه، ووضع علامة على الرسائل المتطابقة كأهمية. الاحتمالات لا حصر لها. المفتاح هو تحديد نقاط الألم الخاصة بك وأتمتة المهام المتكررة التي تستهلك وقتك وطاقتك.
إعادة توجيه بيانات البنك تلقائيًا إلى المحاسب
التعامل مع بيانات وفواتير شهرية من عدة حسابات مصرفية وبطاقات ائتمان ومحفظة استثمارية متنوعة يمكن أن يكون مرهقًا. هنا تأتي قواعد جيميل للعب دورها. لقد أنشأت فلترًا يقوم تلقائيًا بإعادة توجيه جميع هذه الرسائل إلى المحاسب الخاص بي.
عندما تصل بيانات البنك أو فاتورة بطاقة الائتمان إلى صندوق الوارد، يقوم جيميل تلقائيًا بالتعرف عليها بناءً على عنوان المرسل (على سبيل المثال، من: بنك تشيس أو من: أمريكان إكسبريس) ويعيد توجيهها إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمحاسب دون الحاجة إلى أي تدخل مني. إليك كيفية إعداد ذلك:
- اذهب إلى صندوق الوارد في جيميل وافتح رسالة بريد إلكتروني تريد إعادة توجيهها.
- انقر على قائمة الخيارات (الثلاث نقاط) في الزاوية العلوية اليمنى واختر تصفية الرسائل مثل هذه.
- يفلتر جيميل مثل هذه الرسائل في الخلفية ويقوم بفتح قائمة لتعيين الشروط.
- اختر إنشاء فلتر.
- اختر إضافة عنوان إعادة توجيه وأضف عنوان البريد الإلكتروني للمتلقي من القائمة التالية.
- اتبع التعليمات الموجودة على الشاشة لإكمال الإعداد. سيقوم جيميل بإرسال بريد تأكيد إلى عنوان البريد الإلكتروني للمتلقي. بعد تأكيد المتلقي، سيظهر عنوان بريده الإلكتروني في قائمة الفلاتر.
- انقر على علامة الاختيار بجانب إعادة توجيه إلى واختر عنوان البريد الإلكتروني.
- اختر إنشاء فلتر، وهكذا تكون قد أنشأت الفلتر بنجاح.
تصنيف رسائل جيميل مع الإيصالات
هذه فلتر آخر رائع أستخدمه لإدارة إيصالات أمازون. لقد أنشأت فلترًا لتطبيق تسمية الإيصالات على جميع هذه الرسائل.
- افتح رسالة بريد إلكتروني ذات صلة من أمازون واختر قائمة الخيارات في الزاوية العلوية اليمنى.
- انقر على تصفية الرسائل مثل هذه.
- أضف حجم البريد الإلكتروني.
- اختر إنشاء فلتر.
- انقر على علامة الاختيار بجانب تطبيق التسمية واختر تسمية من القائمة المنسدلة.
- اختر إنشاء فلتر وشاهد السحر في العمل.
إدارة رسائل البريد المتعلقة بالسفر كالمحترفين
أستخدم هذه الفلاتر أثناء التخطيط لعطلة صيفية مع الأصدقاء والعائلة. أطبق تسمية عطلة على تأكيدات الرحلات، وحجوزات الفنادق، وتفاصيل تأجير السيارات لإدارة هذه الرسائل بفعالية.
- اذهب إلى الإعدادات في جيميل.
- اختر الفلاتر والعناوين المحظورة.
- اختر إنشاء فلتر جديد.
- أدخل تأكيد الرحلة، حجز الفندق كموضوع، وكلمات أخرى متعلقة بالسفر ترغب في تصفيتها تلقائيًا.
- انقر على إنشاء فلتر.
- حدد علامة الاختيار بجانب تطبيق التسمية واختر عطلة.
- اختر إعادة توجيه إلى وأدخل عناوين البريد الإلكتروني للركاب الآخرين.
- اختر إنشاء فلتر، وهكذا تكون قد وضعت قاعدتك.
قواعد جيميل الأخرى التي يجب مراعاتها
إليك بعض القواعد الأخرى التي يمكنك تطبيقها في سير العمل الخاص بك.
- إنشاء فلتر لحذف الرسائل الترويجية تلقائيًا.
- تنظيم طلبات الوظائف، وطلبات المقابلات، ورسائل المجندين تحت تسمية بحث الوظائف في جيميل.
- إدارة تأكيدات الدورات التدريبية عبر الإنترنت، وموارد التعلم، والنشرات الإخبارية التعليمية تحت تسمية تعلم.
من الفوضى إلى السيطرة
إن إنشاء وتطبيق قواعد جيميل لا يتطلب عبقرية. هذه الأمثلة تعكس استراتيجيتي في إدارة فوضى صندوق الوارد الخاص بي. أشجعك على التجربة وضبط القواعد بناءً على احتياجاتك الفريدة.
وتر حساس الحلقة 2
تقوم جوجل حاليًا باستكشاف دمج تقنية Gemini في جيميل لإدارة صندوق الوارد الخاص بك باستخدام اللغة الطبيعية. لن تحتاج بعد الآن إلى العبث بإعدادات الفلتر المعقدة. تحقق من دليلنا لمعرفة المزيد حول كيفية تحويل Gemini لتجربة جيميل الخاصة بك في وقت قصير.
