استكشاف استخدام مستندات جوجل في إدارة المشاريع

في ظل وجود العديد من أدوات إدارة المشاريع المتخصصة، قد يجد البعض أنها معقدة أو مبالغ فيها في تلبية احتياجاتهم. أحيانًا، يجعلنا التنقل بين تطبيقات متعددة وواجهات معقدة نشعر بالتعب والإرهاق. لكنني اكتشفت بديلًا فعالًا ومجانيًا: مستندات جوجل. قد لا يكون الخيار الأول الذي يتبادر إلى الذهن عند التفكير في إدارة المشاريع، لكنه يوفر ميزات مثل الشيفرات الذكية وكتل البناء، مما يفتح أفقًا جديدًا من التنظيم.

على الرغم من أن أدوات مثل مستندات جوجل لديها بعض القيود، إلا أنني سأستعرض في هذا المقال مزايا وعيوب استخدامها في إدارة المشاريع، وسأختتم بتقييم ما إذا كانت تستحق الانتقال من الأدوات التقليدية المتاحة على أجهزة الكمبيوتر وسطح المكتب وأجهزة الأندرويد.

لماذا اختيار مستندات جوجل كحل لإدارة المشاريع؟

تعتبر مستندات جوجل أداة معالجة نصوص في المقام الأول. ومع ذلك، فقد أضافت الشركة العملاقة ميزات جديدة في 2021 خلال مؤتمر Google I/O مع تقديم Smart Canvas، مما أضاف كتل تفاعلية مثل الشيفرات الذكية، والقوالب، وقوائم التحقق، وغيرها.

أستخدم مستندات جوجل لتدوين ملاحظات الاجتماعات، وصياغة المسودات، وإعداد ملخصات المشاريع. كان بناء نظام إدارة المشاريع داخلها سهلاً وسلسًا. ومع Smart Canvas والشيفرات الذكية، أصبحت أداة أكثر قوة ومرونة تلبي احتياجات مشاريعي، دون أن تفقد سهولة الاستخدام.

فوائد استخدام مستندات جوجل في إدارة المشاريع

إليكم بعض المزايا لاستخدام مستندات جوجل كأداة لإدارة المشاريع.

البساطة والألفة

تُعتبر سهولة استخدام مستندات جوجل أحد أكبر المكاسب. لا أتحدث عن برامج معقدة تحتوي على العديد من الأزرار والقوائم التي يتوجب عليك تعلمها. إنها مستندات جوجل، التي يمكن استخدامها في الكتابة، تدوين الملاحظات، أو التعاون مع الآخرين.

هذه ميزة كبيرة، حيث يمكنني الدخول وتنظيم مشروعي دون أن أضيع الوقت في تعلم نظام جديد.

ميزات إدارة المشاريع المفيدة

تقدم مستندات جوجل مجموعة من كتل البناء. يمكنك اختيار تلك التي تقع تحت فئة إدارة المشاريع وإضافة المهام. على سبيل المثال، أضفت خارطة طريق لمشروع موقع ويب. يمكنني إضافة العديد من المهام، تتبع حالتها، إدراج الملفات ذات الصلة، إضافة الملاحظات، وإنشاء عمود جديد لتعيين الأعضاء في الفريق.

هناك أيضًا خيار لإدراج المواعيد النهائية، وقوائم التحقق، والمزيد. أحتفظ بملخصات المشروعات وتعليقات العملاء في نفس الوثيقة، مما يتيح لي الرجوع إليها دون الحاجة إلى تبديل علامات التبويب. ورغم أنها لا تصل إلى مستوى أدوات مثل Trello أو Notion، إلا أن كتل البناء والشيفرات الذكية كافية للمشاريع الشخصية الصغيرة.

التعاون في الوقت الحقيقي

هنا تتألق مستندات جوجل حقًا. أحب كيف تتيح لنا العمل معًا في الوقت الحقيقي. يمكننا رؤية التعديلات التي يجريها الآخرون أثناء حدوثها، وإضافة التعليقات والاقتراحات، والتأكد من أننا دائمًا ننظر إلى النسخة الأكثر تحديثًا. هذا يبقي الجميع على نفس الصفحة، ويمنع اللبس، ويجعل إدارة المشاريع تبدو سهلة.

التكامل مع تطبيقات Google Workspace

تعتبر هذه ميزة أخرى لاستخدام مستندات جوجل في إدارة المشاريع. تتواجد مهامي وملاحظاتي في Google Tasks وKeep Notes على التوالي، ويمكنني الرجوع إليهما بنقرة واحدة من الشريط الجانبي.

يمكنني أيضًا كتابة @اسم الملف وإضافة أي ملف، عرض تقديمي، أو جدول بيانات من حسابي في Google Drive. كشخص يعيش في نظام Google البيئي، فإن هذا التكامل لا يُضاهى.

هل ذكرت أنه مجاني؟ على عكس الأدوات الأخرى، لا أحتاج إلى القلق بشأن الاشتراكات أو الخطط المميزة لفتح المزيد من الميزات.

قيود استخدام مستندات جوجل في إدارة المشاريع

لم يكن استخدام مستندات جوجل في إدارة المشاريع قصة خيالية. إليكم بعض العيوب التي يجب أخذها بعين الاعتبار قبل أن تبدأوا في كتابة مستند جديد.

عدم تكامل التطبيقات الخارجية

بينما تميزت شركة جوجل في تكامل Google Workspace مع مستندات جوجل، فإنها تعاني من نقص في التكامل مع التطبيقات الخارجية. على سبيل المثال، لا أستطيع تضمين ملفات Figma، أو مقاطع فيديو Loom، أو نماذج Frame. لقد نجحت Notion في هذا المجال، وأود أن أرى دعمًا للتطبيقات الخارجية الشائعة في مستندات جوجل.

عدم وجود أتمتة

تُعتبر مستندات جوجل في الأساس أداة معالجة نصوص تفتقر إلى الأتمتة. على سبيل المثال، لا يمكنني تلقي رسالة عبر Slack عندما يغير شخص ما حالة مهمة من "قيد التنفيذ" إلى "مكتملة". قد لا تكون هذه مشكلة كبيرة بالنسبة لي، حيث أعمل عادةً على مشاريع شخصية، ولكنها قد تكون مشكلة للآخرين.

عدم وجود تقارير وتحليلات متقدمة

ستفقد الرسوم البيانية القوية التي تقدمها أدوات إدارة المشاريع المتخصصة. لا توجد مخططات حرق، ولا تتبع للسرعة، ولا وسيلة سهلة لرؤية الاتجاهات أو اكتشاف الزجاجات المحتملة دون عناء. غالبًا ما تحتوي الأدوات المخصصة على لوحات معلومات تمنحك لمحة فورية عن صحة المشروع، والمخاطر، والتقدم. لكن مستندات جوجل تفتقر إلى هذا.
رحلة لاكشمي 5 الحلقة 54

رؤية قواعد البيانات المحدودة

أصبح نقص وجهات نظر قواعد البيانات المختلفة عقبة خاصة عندما أتعامل مع مشاريع تحتوي على العديد من الأجزاء المتحركة والتفاصيل الدقيقة. تعتبر وجهة النظر الجدولية المدمجة نظيفة وسهلة التنسيق، ومثالية لقوائم المهام أو الجداول الزمنية البسيطة. ومع ذلك، عندما أحتاج إلى تصور المشروع بطريقة أكثر ديناميكية، فإن مستندات جوجل تعاني من نقص.

على سبيل المثال، أود رؤية عرض لوحة Kanban. أريد رؤية مهامي منظمة حسب الحالة (قيد التنفيذ، في التقدم، مكتملة) وسحبها وإفلاتها أثناء تقدم الأمور. هذا يعطيني صورة واضحة عن سير العمل ويساعدني في اكتشاف الزجاجات. أتمنى أن تفكر جوجل في إضافة خيارات تصورية أكثر قوة لمستندات جوجل.

فتح أبواب نجاح المشاريع بمستندات جوجل

كانت تجربتي مع مستندات جوجل كأداة لإدارة المشاريع مثيرة للاهتمام. على الرغم من أنها قد لا تحل محل برامج إدارة المشاريع المتخصصة، خاصةً للمشاريع المعقدة، إلا أنها كافية للأفراد الذين يبحثون عن نهج بسيط ومنظم.

تعتمد فعالية استخدام مستندات جوجل لإدارة المشاريع على احتياجاتك. إذا كنت تفضل البساطة، والفعالية من حيث التكلفة، وسهولة الاستخدام، فقد تكون مستندات جوجل بطلك غير المتوقع في إدارة المشاريع. جربها لترى ما إذا كانت تلائم سير عملك. وإذا كنت جديدًا على كتل جوجل الذكية، تحقق من دليلنا المخصص لذلك.