إعدادات جوجل دوكس لتحسين تجربتك
عند العمل مع الزملاء، الأصدقاء، أو حتى الموظفين في مكان العمل، تعتبر منصة جوجل دوكس واحدة من الخيارات الأولى لإنشاء وتحرير المستندات. تتميز هذه المنصة بالتكامل السلس مع أدوات جوجل الأخرى، مثل حفظ الملفات بسهولة مع حساب جيميل. كما أن واجهتها سهلة الاستخدام حتى على الهاتف المحمول ذو الميزانية المحدودة. لكن، قبل أن تبدأ في استخدام جوجل دوكس، من المهم أن تقوم بتعديل إعداداته. نحن نوصي بإجراء هذه التغييرات وإدارتها قبل التعمق في مستندك، حيث يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والجهد في إصلاح الأمور يدويًا. إليك قائمة بأهم الإعدادات التي يجب معرفتها لتحويل مستند بسيط إلى ملف احترافي.
7. إعداد جوجل دوكس للاستخدام دون اتصال
العمل على جوجل دوكس محليًا دون الحاجة للاتصال بالإنترنت
خلال العمل في جوجل دوكس، قد تجد نفسك في موقف يفتقر فيه الاتصال بالإنترنت. يمكنك الوصول إلى مستنداتك في جوجل دوكس بدون اتصال، ولكن يجب إعداد ذلك مسبقاً. تأكد من تفعيل هذا الإعداد قبل أن تأخذ مستندك معك، مما يمكنك من إجراء تعديلات سريعة أو تدوين ملاحظات دون القلق بشأن الاتصال بشبكة الواي فاي.
أنا أم 2 الحلقة 231
- افتح جوجل دوكس.
- انقر على ملف في الزاوية العليا اليسرى.
- اختر اجعل متاحًا دون اتصال.
- انقر على تشغيل.
يرجى ملاحظة أن هذا الخيار قد لا يكون موصى به إذا كنت تشارك جهاز الكمبيوتر أو الهاتف. إذا قمت بجعل مستندك متاحًا دون اتصال، يمكن للآخرين الوصول إليه ما لم يكن حسابك محميًا بكلمة مرور. يمكنك إلغاء هذا الخيار من خلال الانتقال إلى ملف > إزالة الوصول دون اتصال.
يمكنك العثور على هذا الإعداد في تطبيق جوجل دوكس على الهاتف المحمول من خلال الانتقال إلى قائمة المزيد (رمز النقاط الثلاث في الزاوية العليا اليمنى) وتفعيل متاح دون اتصال.
6. إدارة أذونات المستند
لا تقفل على زملائك في العمل
تعتبر جوجل دوكس أداة قوية للتعاون. ولكن ماذا يحدث إذا نسيت عن طريق الخطأ ضبط الأذونات لزملائك لتحرير عملك؟ قد يتصل بك زملاؤك أو يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا ليخبروك أنهم لا يمكنهم القيام بشيء ما. لذلك، من المهم تغيير أذونات المشاركة كأحد أول الإعدادات التي يجب تعديلها قبل إرسال عملك.
- افتح جوجل دوكس.
- انتقل إلى ملف > مشاركة.
- انقر على مشاركة مع الآخرين.
- قم بتسمية مستندك في حقل النص وانقر على حفظ.
- أضف الأشخاص، المجموعات، أو أحداث التقويم في حقل النص، أو انقر على خيار أي شخص لديه الرابط تحت إمكانية الوصول العامة.
- انقر على تم.
إذا اخترت خيار أي شخص لديه الرابط، يمكنك تغيير الدور من خلال القائمة المنسدلة إلى مشاهد، معلق، أو محرر. يتم اختيار مشاهد بشكل افتراضي. تذكر أن أي شخص لديه الرابط سيكون له هذه الأذونات.
يمكنك أيضًا الانتقال إلى الزاوية العليا اليمنى بجوار صورة ملفك الشخصي في جوجل والنقر على زر المشاركة لتغيير الأذونات. يتواجد الزر أيضًا في تطبيق الهاتف المحمول بجوار قائمة المزيد.
5. إعداد قالب للمستند
لا تبدأ من الصفر ما لم يكن ضروريًا
يمكنك توفير الكثير من الوقت والجهد باستخدام قالب. تقدم جوجل دوكس مجموعة متنوعة من القوالب التي تتناسب مع نوع الملف الذي تعمل عليه؛ إذا كنت تستخدم جوجل دوكس كخريطة طريق لمشروع أو لكتابة بيان صحفي، يمكنك اختيار قالب للمساعدة. جميع هذه القوالب قابلة للتخصيص، لذا حتى إذا لم تجد القالب المثالي، يمكنك البدء بقالب وتعديله حسب احتياجاتك. لإعداد قالب في جوجل دوكس، قم بما يلي:
- افتح جوجل دوكس.
- انقر على ملف > جديد.
- اختر من قالب.
- اختر قالبًا من هذه القائمة.
- انقر على إدراج.
4. تغيير إعدادات صفحة جوجل دوكس
إعداد الصفحة لعرض مناسب
يمكنك تغيير صفحة جوجل دوكس إلى وضع أفقي أو ضبطها على وضع بدون صفحات للسماح بعرض الصور والجداول بشكل أوسع دون انقطاع الصفحة. يكون ذلك مفيدًا عند مشاركة مقتطفات من البيانات دون القلق بشأن الأجزاء التي يتم قسمها على صفحات أخرى. إليك كيفية تغيير إعداد الصفحة في جوجل دوكس:
- افتح جوجل دوكس.
- انتقل إلى ملف > إعداد الصفحة.
- انقر على صفحات أو تبويب بدون صفحات.
- اختر الخيارات التي تود إضافتها أو تغييرها.
- انقر على موافق.
يمكنك تطبيق هذه التغييرات على المستند بالكامل أو على قسم واحد فقط. إذا كنت تعلم أنك ستعمل على مجموعة من المستندات بنفس التنسيق، يمكنك اختيار خيار تعيين كافتراضي لتفتح جوجل دوكس مستندًا جديدًا باستخدام ذلك التنسيق.
3. إعداد إعدادات التنسيق الافتراضية
إضافة لمسة جمالية لرؤوس الصفحات من خلال تغييرات بسيطة
يمكنك توفير الوقت من خلال تغيير إعدادات التنسيق الافتراضية. عند فتح مستند جديد، يتم تطبيق الإعدادات الافتراضية، مثل نمط الخط ولون الخلفية، تلقائيًا. يمكنك تعديل وحفظ أي من هذه العناصر واستخدامها عند الحاجة. ذلك مفيد عند الحاجة لوضع رؤوس صفحات بحجم ولون معينين مع الحفاظ على تناسقها. إليك كيفية القيام بذلك.
تعيين نمط افتراضي في جوجل دوكس
- افتح جوجل دوكس.
- انقر على تنسيق.
- اختر أنماط الفقرات > خيارات.
- انقر على احفظ كأنماط افتراضية لي.
لتطبيق النمط الافتراضي، انتقل إلى:
- اختر تنسيق.
- اختر أنماط الفقرات > خيارات.
- انقر على استخدم أنماطي الافتراضية.
إنشاء نمط نص مخصص في جوجل دوكس
- افتح جوجل دوكس.
- اكتب أو قم بتحديد نص في أي مكان في المستند.
- غيّر نمط الخط، الحجم، أو اللون.
- اختر نمطًا من شريط أدوات التنسيق وانقر على تحديث رأس 2 ليتطابق. لاحظ أنه يمكن أن يكون أي نمط؛ استخدمنا رأس 2 كمثال.
2. تغيير تفضيلات جوجل دوكس
ابقَ متسقًا مع الإملاء واللغة
قبل إضافة أي شيء إلى مستند جوجل دوكس، نوصي بتغيير التفضيلات بحيث يمكنك الحفاظ على تنسيق مستندك متسقًا وتمكين الأدوات التي تساعد في الكتابة، مثل تصحيح الإملاء والتأليف الذكي. يمكنك القيام بذلك من خلال زيارة الأدوات > التفضيلات. نوصي بتفعيل/إلغاء تفعيل الخيارات التالية:
- إلغاء تفعيل الاقتباسات الذكية
- تفعيل الكشف التلقائي عن الروابط
- تفعيل تصحيح الإملاء تلقائيًا
- تفعيل اقتراحات التأليف الذكي والرد الذكي
- تفعيل لغة Markdown
إذا كنت تواجه صعوبة في تفضيل الإملاء، مثل إذا كنت تحاول الكتابة باللغة الإنجليزية البريطانية مقابل الإنجليزية الأمريكية، يمكنك تحديد إعدادات لغتك من خلال الانتقال إلى ملف > اللغة.
1. تفعيل جوجل جمنّي لتلخيص النص
كن أكثر إنتاجية مع جمنّي
إذا كنت شخصًا يتلقى مستندًا كبيرًا ولكن تحتاج إلى تصفحه قبل العمل عليه، يمكنك استخدام جمنّي لتلخيص النص. لتفعيل جمنّي، انقر على شعار جمنّي (الذي يبدو كنجمة) بجوار صورة حسابك في جوجل وانقر على جربه الآن.
بمجرد إعداد جوجل جمنّي، يمكنك تلخيص النص. للقيام بذلك، انقر في أي مكان في مستندك واكتب @ملخص أو @، ثم اختر ملخص جمنّي تحت كتل البناء.
عدل إعدادات جوجل دوكس لتناسب احتياجاتك
تعتبر جوجل دوكس بديلاً ممتازًا لبرنامج مايكروسوفت وورد، ولا تتطلب سوى حساب جيميل يعمل و اتصال إنترنت أولي. وهي فعالة بشكل مدهش كأداة إدارة المشاريع. يمكن استخدامها أيضًا لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات، والبحث، وإعداد الأجندات. على الرغم من أنها تحتوي على بعض الميزات غير المألوفة إذا كنت غير معتاد على الإعداد الافتراضي، إلا أن جوجل دوكس توفر الكثير من خيارات التخصيص المتاحة في متناول يدك.
